ワークフローシステムの選び方
自社の課題を把握して目的の決定を
ワークフローシステムは中長期で使用するシステムなので自社の課題と導入の目的を先ずは明確にしなければなりません。
なぜワークフローシステムを導入し、どのようなワークフローの問題を解決したいのかを明らかにしなければなりません。
どの社員でも使えるか
新しいITシステムを導入するわけですので、抵抗感のある社員も一定数いることが予測されます。
ワークシステムを選ぶときはどの社員でも使えそうなもの、できれば直観的に不安や抵抗感が起こらないようなこれまで使っていた書類と同じフォーマットを使えるものを選ぶのが良いでしょう。
コストはどれくらいか
ワークフローシステムは中長期的に使用するものですので、選ぶ際には初期費用や月々の運用コストなどをそれぞれ洗い出して比較しましょう。
ただし、料金だけで選ぶのも考えもので、思ったような機能を得られないことがあります。
そうなれば本末転倒ですよね。
そのため、料金だけで比較するのではなく、システムの機能やサポートについてもしっかり確認したほうがいいです。
セキュリティに問題はないか
ワークフローシステムを導入する際に、もう一つ考えるべきはセキュリティです。
ワークフローシステムには社内の情報が集まるので、セキュリティに問題があると、情報漏洩に至ってしまう危険があります。
ただ、紙であっても外部への持ち出しや紛失があれば情報漏洩につながります。
つまり、システムの導入によって情報の漏洩のリスクが高まっているわけではありません。
セキュリティ機能の充実したワークフローシステムの導入をお勧めいたします。
機能はどのようなものがあるか
自社のワークフローをシステム化するうえで、十分機能がある製品なのかを事前に確認する必要があります。
そのためには必要な機能をきちんと洗い出して、実際に無料トライアル版などで一度運用してから判断することをお勧めいたします。
まとめ
ワークフローシステムは効率化と生産性を向上させて業務改善を図ることができます。
今回はいくつも選ぶポイントをお話ししましたが、是非ともこれを活かして適切なワークフローシステムを導入し、満足していただければ幸いです。