リモートアクセスとは
働き方改革で、働く場所を選ばないテレワークなどのワークスタイルが推進されています。
その際に利用される技術がリモートアクセスです。
リモートアクセスとは、読んで字のごとく「遠隔接続」を意味します。
自宅や外出先から社内のネットワークやパソコンに接続し、社内システムを利用できるようにします。
自席のパソコンにアクセスして操作するリモートアクセスもあればファイルサーバやポータルサイトなどにだけ、外からアクセスできるようにすることもあります。
外から社内にアクセスできるようになるため、とても便利な反面、少しセキュリティにも気をつけるようにしましょう。
リモートアクセスのタイプ
VPN接続型
社内にVPN装置を設置したり、インターネットプロバイダが提供しているリモートアクセス型VPN接続サービスを契約します。
(VPNには拠点間VPNとリモートアクセスVPNとあります。ここではリモートアクセスVPNについて記載します)
社外からVPNに接続すると、ファイルサーバや社内のポータルサイトに接続できるようにできます。
また、「社外からのアクセス時はこのサーバにはアクセス禁止」といった制御も容易にできます。
比較的トータルコストを抑えて導入ができたり、既にあるインターネットルータの設定を変えることでも導入が可能な場合があります。
クラウドでのパソコンリモートアクセス型
自席のパソコンにリモートアクセスのツールをインストールしておくことで、クラウドに接続すると自席のパソコンの操作ができるようになるものです。
自席のパソコンがインターネット閲覧ができるような環境であれば利用できる製品も多く社内のネットワーク設定を変更せずに、比較的すぐに導入できることが多いです。
リモートアクセスサーバ設置型
リモートアクセスのためのサーバを社内に設置し、色々な通信を許可します。
製品による違いが多く、一概には言えませんが、遠隔で自席のパソコンを起動させたり”複数のパソコンのうち使えるものにログインする”ということを実現したりリモートアクセス時用のポータルサイトを準備できたりするものがあります。
リモートアクセスのメリット
リモートアクセスのメリットを一言で表すのであれば、「どこでも仕事ができる」ということに尽きます。
場所を選ばずに作業ができることのメリットをご紹介します。
業務効率化
会社以外でも仕事をすることができ、そのことによって今まで退職や休職を選んでいた社員が働ける環境づくりに繋がります。
災害などで出社が困難となった場合はもちろん、リモートアクセスの導入は働き方の柔軟性のメリットもあります。
通勤時間をなくすことができれば、社員のワークライフバランスや、ストレス軽減にも効果があるのではないでしょうか。
これまで休職、離職を余儀なくされていた出産、育児、介護のための休みも、時短での就業等も整備しながら、働く環境を提供できます。
会社にいかないとお客さんにメールを出すことができなかったり、資料を1部だけ印刷したりデータを入力するために会社に出勤する…といったこともなくなります。
経費削減
会社の規模が大きくなり社員数が増えるにつれて、通勤にかかる交通費も比例して増えていきます。 システムの導入費用と運用コストによりますが、在宅勤務などのテレワークをリモートアクセスで実現することにより、経費削減が期待できます。
会社の業務内容によっては、遠隔地もしくは海外の人を雇って仕事してもらうこともできます。
リモートアクセスの課題
リモートアクセスは便利ですが、導入検討の際には考慮すべき事項もあります。 導入する前の段階で、事前に課題を検討することが重要です。
社員・勤怠の管理
リモートアクセスの導入によって、実際の勤務時間の不透明化が起こりやすくなってしまいます。 隠れ残業の防止のため、労働時間の適正な把握や勤怠管理の方法を検討することが大切となります。
リモートアクセスツールの中には、利用できる時間帯を制限できるものもあります。 勤怠管理を見直し工夫するとともに、システムの利用可能な時間を限定する仕組みを検討する必要があるでしょう。
「サボリ」を気にする方もいると思います。ただし、会社にいても席に座っていることで利益を生み出すわけではないため、 勤務態度だけでなく、業務の成果やタスク達成率などで評価できるように工夫する必要もあるかもしれません。
不正アクセス
リモートアクセスを導入する際には、リモートアクセスサーバの導入やネットワークの設定変更が必要です。
このサーバは、外部からアクセスが可能となるため、サイバー攻撃の対象になる可能性があります。
リモートアクセスサーバを経由ことで、社内ネットワークに接続できてしまうため、不正アクセスは情報漏洩のリスクとなります。
強固なファイアウォールを導入するなど、ネットワークのセキュリティを強化をすることが重要です。
なお、社内にリモートアクセスサーバを設置しないクラウド型のパソコン操作ツールなどもありますが、クラウドサーバが攻撃にあったときになどは、社内へのアクセスを許してしまいます。
このため、次に紹介する”なりすまし”の対策のように、複雑なパスワード、もしくは多段でパスワードを設定するなどのセキュリティ強化も必要です。
なりすまし
リモートアクセスを利用する際には、あらかじめ利用するユーザのためのIDとパスワードを発行します。
もし、IDとパスワードが第三者に知られてしまうと、社員以外であっても、社員になりすましてアクセスできてしまいます。
IDとパスワードの認証に加えて、接続できるパソコンを制限することや、二段階認証を取り入れるなど利用者を確認する対策を検討しましょう。
情報漏洩
自宅のパソコンやインターネットカフェのパソコンなどからも社内にアクセスできるようにした場合、それらのパソコンに業務データを保存できてしまいます。
会社が管理していないパソコンではどういったセキュリティリスクがあるかわかりません。
盗難や他人の利用といったことが起こらないように、自宅のパソコンやインターネットカフェからの接続はさせないようにしたり
データのコピーは禁止するようにするといったことが必要です。
通信費やパソコンの負担
例えば自宅から仕事をできるようにしたとき、自宅のインターネット利用料は従業員の負担なのか、会社が支給するのかといったことを決める必要があるかもしれません。
自宅のパソコンから仕事をして良いとした場合、パソコンが壊れた時に費用を負担するのは、印刷は、パソコン用の机は…といったことも考慮している会社もあります。
まとめ
一般的なオフィスITで仕事をしている会社、職業であれば、リモートアクセス環境を用意することで、柔軟な働き方が可能な環境を構築することができます。
台風などの災害時や、新型コロナウイルスでの外出禁止令の発動時された状況下などでも、柔軟に持続可能な体制を用意することができます。
利便性が上がる一方でセキュリティを始めとして、これまでになかった働き方に対する考慮が必要になります。
リモートアクセスの技術自体は導入は容易な場合が多いですが、それ以外の規則は社内でも確認して、導入を検討しましょう。