在宅勤務や働き方改革をきっかけとして、リモートワークの導入、書類の電子化や脱ハンコを検討する企業が増えています。
書類を電子化しようと考えたとき、その書類が社内で利用するためのものか、または社外とやり取りするためのものかによって、導入するシステムは異なります。
今回は社内で使う申請書や、社外と取り交わす書類の電子化と脱ハンコについて解説していきます。
社内承認に利用されるワークフローシステム
ワークフローシステムによる決裁処理の効率化
ワークフローシステムは社内で利用する申請書や報告書などを、事前に設定した承認ルートに基づき処理するシステムです。
従来は紙の書類を用いて行なっていた申請や承認処理をデジタル化することで、オンライン上で稟議決議や決裁が可能となります。
決裁者が出張にでている場合や、在宅勤務により出社していないような状況であっても、ワークフローシステムを利用していれば承認のために出社する必要もなく、効率的に決裁処理を行うことができます。
ワークフローシステムによる脱ハンコ
紙の書類を使用した申請などでは、承認者、決裁者の捺印を得る企業が多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムでは申請処理がシステム上で行われるため、物理的な捺印の必要はなくなります。
書類のフォーマットとして承認者の印影を残したい場合は、ワークフローシステムによっては印影を作成することができるものがあります。
そのようなワークフローシステムを利用することで、紙の書類と同じように決裁者の捺印のある書類データを作成することができます。
導入の際に諸々の設定が必要になりますが、ワークフローシステムにより社内の各種申請や稟議の決裁フローの効率化や、脱ハンコを実現することができるでしょう。
社外との契約のためのITツール
ワークフローシステムの導入によって社内申請などのフローを電子化することができます。
しかし、受発注など取引先との契約を電子化する目的のために、ワークフローシステムを利用することはできません。
社外との契約締結を電子化するためには別のITツールを導入する必要があります。
電子契約システムによる社外契約の脱ハンコ
企業活動の中で捺印を必要とするものに、社外の企業との契約書類があります。
社外との契約締結のための書面と捺印による契約を置き換えるものとして電子契約システムがあります。
電子契約システムでは、電子ファイルとして準備した契約書類をインターネット経由で契約相手に送付します。
紙の契約書の署名や捺印の代わりに、契約当事者同士は電子契約システム上で電子的な署名をすることにより契約を締結します。
この「電子署名」が捺印と同じ意味をもちます。
電子署名には法的効力を持たせるために、署名者を証明するための証明書や、タイムスタンプという契約書の改ざんが行われていないことを証明する技術が用いられており、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）をはじめとした法律に準拠することで、社外との契約について電子化することができます。
電子契約システムを利用することで社外との契約書類においても、印刷、製本、捺印、封入、郵送、保管などの作業の効率化や、脱ハンコを実現することがでしょう。
書類の電子化や脱ハンコはITシステムによって実現できるものがあります。
社内利用の書類なのか、社外企業との契約書類なのかで利用するシステムは異なります。
社内の書類ならばワークフローシステムで広く対応できるでしょうが、社外との契約の場合は電子契約システムを導入する必要があります。
電子契約システムのサービスによっては、社内ワークフローの機能を備えたものもあります。
書類の電子化や脱ハンコを検討する際には対象の書類が何なのかを確認し、必要な機能を検討していく必要があるでしょう。