一口にオンラインストレージと言っても、規模や利用方法によって最適なサービスは異なります。
自社にあった利用シーンから最適なオンラインストレージ(またはクラウドファイルサーバ)を選んでみましょう。

オンラインストレージを選ぶ際に大事なこと

最適なオンラインストレージを選ぶにあたって大事なことに、次のものがあります。

  1. 何人が使うのか?
  2. どこから使うのか?
  3. セキュリティをどこまで高めるか?

“何人が使うのか?”

多くのオンラインストレージは利用者の数で費用が決定します。利用人数が数百人以上になる場合は、利用者の管理も手間がかかるため管理のしやすさも選定のポイントになるでしょう。。

“どこから使うのか?”

社内からだけの利用なのか、外出先からも利用する必要があるのかの2点を考えます。
社内からのみ利用する場合はオンラインストレージの利用ではなく、ファイルサーバなどを社内に設置する方が適切な場合もありますが、社内からだけの利用でも、BCP(事業継続計画)を考えた場合はオンラインストレージを使用するメリットは十分にあります。
社外から使わない場合は、安全のために社外からは“使えない”ように構成しましょう。

“セキュリティをどこまで高めるか?”

どこから使うのかにも書きましたが、外部の人間が簡単にファイルにアクセスできないように制限をかけられないと仕事では使えません。
多くのオンラインストレージサービスの場合は基本的にアカウントとパスワードが分かれば誰でも利用が可能となっています。 企業向けのオンラインストレージの場合、

「利用できるネットワークを制限する」
「指定した端末(パソコン、スマートフォン)からのみアクセスできるようにする」
「ファイルのアクセス履歴やダウンロード履歴を記録する」

といった高度な制限をかけることが可能です。

高機能なオンラインストレージサービスは高額となります。
どこまでセキュリティを高めるかによって必要な機能が変わるため、オンラインストレージの選定では重要です。

オンラインストレージ導入前の注意点

オンラインストレージを導入する際に気をつけなければいけないことに、次のものがあります。

  • インターネットに接続できないと基本的に使うことが出来ない
  • 多くのオンラインストレージサービスはアプリケーションソフトを使って接続するため、サービスごとに専用のアプリケーションソフトのインストールが必要
  • 会社のメールアドレスを使い、個人のアカウントを持っている場合もある

ということが挙げられます。

以上の点を踏まえて最適なオンラインストレージを選んでみましょう。

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